1、项目接洽阶段

(1)获取参展客户信息。

以下一些渠道是有可能帮助获得最初步的参展客户信息的。如上届展览会的会刊般比较成熟和已经固定的展会,行业中的主要厂商基本上会继续参展,所以上届会刊是很好的获取客户信息的渠道。会刊资料往往登载有平面图(可以看出是否有展位属于特装,一般面积在36平方米以上是需要特别布置的)展商的联系方式和简介(有些展会也会把公司的展会负责人姓名登在上面)。会刊资料可以配合现场实景照片进行比较,重要展会进行拍摄存档(数码相片统一存放路径、电脑备份、相片纸打印编号存档以方便查阅)。

展会专设网站。比较有规模的展会基本上建有专门的网页,一般有对下届展会的宣传和以往展览的回顾,有些不仅会列出上届的展商,为显示其展会效益,网上也上传一些布置得较为美观的展位照片。

行业资讯媒体。行业资讯媒体比较熟悉其行业的展会和厂商,有些专门的采访类栏目,类似展会快报的性质,里面有参展商市场宣传方面的负责人信息。 

正在服务客户的参展商手册和平面图。如果在每次展会上有已经在服务的客户参展,最好能够通过  这些客户获得展位平面图(在为新客户服务时也要尽可能获得所有展商的平面图),上面是最新的参展商,该届展会上特装客户的信息可以一目了然。

(2)上门拜访客户。

会展行业的业务特殊性在于它的客户基本是确定的,只是客户需要选择不同的  展会供应商而已。很多的客户会进行邀稿竞标,这些是很多展览公司都可以进入的,有些供应商关系已  经固定的客户需要通过其他机会再进入。很多时候,确实要参展的特装客户是需要展览服务的,可以对其进行登门拜访。

  通过与客户的交谈,详细了解客户的意图,明确客户希望展示的主题、偏爱色调、是否开辟洽谈区  是否需要媒介设备等。有些客户会提供他们的公司信息给展览公司,但即便有对方的公司介绍,通过交流,业务人员需要得知其以往的展台情况,特别是为什么会放弃原有的合作关系,有哪些地方是令其感到不满意的。

  有些参展客户通常邀请很多家比稿,但最后选中的方案是几个方案的集合。对于这种客户,业务人  事先很难分辨。也有个别参展客户已经有了搭建商,只是为了形式,或是为了通过比稿得到一份现成  的设计图,最后自己另外找人做。目前会展行业比较混乱,该种情况希望可以通过与参展客户交流能够提前得以发觉。

  (3)取得客户参展相关资料。

如果得到客户的认可,同意为其会展提供策划设计,通常需要得到客  户的以下资料:展馆平面图、展位面积、展商手册、客户公司介绍资料、客户公司全称、客户标准司标、客户标准字体、客户标准色标、参展产品名称规格和数量、参展产品用电要求、重点参展产品、展位制  通常不管是何种情况,参展窖户都会提供设计本身需要的资料,但对于会展服务公司来说,获得客  作预算。

  户的展位制作预算是最关键的,在投标比稿中尤为重要。有些客户会给一个大概的范围,但有些客户不  愿透露,甚至本身也没有预算。我们可以收集该客户的以往同行业展位信息以进行比较,或者把一些展  位图提供给客户参考选择,并告知其大致费用,请其选择参考。客户一般会选择其风格和价格都比较接参展商手册和客户要求关系到设计师的方案是否能够入围进而中标,应该尽可能齐全地从客户那边近的展台图。

展商手册涉及了展馆的技术参数和规则要求等。客户要求可从以下几个方面明确:展位结构、展  位材质要求、色彩要求、设计重点、照明要求、展板数量、展位高度等。

  (4)明确设计图交付日期,制订工作计划。

同客户明确首稿的交付时间和要求,会同设计师进行安排。  对于大的项目,应该制订一份工作时间明细表,有需要可以提交给客户。

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